bien-ban-thu-hoi-hoa-don-sai

Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn viết sai chính xác nhất

Rate this post

Nghiệp vụ kế toán hằng ngày khó tránh những sai sót khi lập hóa đơn khách hàng; Tùy từng mức độ sai sót mà ta có cách xử lý khác nhau. Hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu các trường hợp sai hóa đơn thường gặp và cách xử lý hóa đơn viết sai.

1. Xử lý hóa đơn viết sai trong từng trường hợp

Trong nhiều trường hợp có thể do bất cẩn, hoặc nhầm lẫn; có thể hóa đơn khi viết bị sai những tiêu thức khác nhau như ngày tháng, tiền hàng, loại hàng, … Dù là nhẫm lẫn ở đâu thì chung quy lại vẫn có 4 tình huống mà ta phải giải quyết như sau:

1. Hóa đơn viết sai chưa xé

2. Hóa đơn viết sai đã xé nhưng chưa giao hàng

3. Hóa đơn sai đã giao nhưng chưa kê khai.

4. Hóa đơn sai đã giao và đã kê khai.

Sau đây chúng ta sẽ đi chi tiết từng trường hợp để xử lý.

2. Cách xử lý hóa đơn viết sai chưa giao cho khách hàng

a. Hóa đơn chưa xé

Với trường hợp này thì ta chỉ cần thực hiện gạch chéo các liên và tiến hành lưu giữ lại số hóa đơn viết sai. Sau đó viết hóa đơn mới cho khách hàng.

b. Hóa đơn đã xé

Nếu hóa đơn đã bị xé mới phát hiện sai sót. Thì ta phải gạch chéo các liên và lập hóa đơn mới chính xác cho khách hàng. Các hóa đơn sai bị xé phải được lưu trữ lại, không để thất lạc. Bạn có thể đẻ nó kẹp theo sổ hóa đơn, hoặc tài liệu lưu trữ.

Cả 2 trường hợp này ta đều đã đưa lại hóa đơn mới cho khách nên ta không cần phải lập biên bản thu hồi hóa đơn.

gach-cheo-hoa-don-viet-sai
Cách gạch chéo hóa đơn viết sai

3. Cách xử lý hóa đơn viết sai đã giao nhưng chưa kê khai thuế

Trường hợp hóa đơn viết sai đã giao cho khách mới phát hiện ra sai sót nhưng các bên vẫn chưa tiến hành kê khai, thì ta cần phải lập biên bản thu hồi.

  • Lập biên bản thu hồi hóa đơn (mỗi bên 1 bản)
  • Thực hiện thu hồi hóa đơn của khách hàng. Khi nhận lại hóa đơn ta phải gạch chéo các liên và lưu trữ lại các hóa đơn sai này.
  • Viết lại hóa đơn mới chính xác giao cho khách với ngày ghi hóa đơn là ngày lập biên bản thu hồi.
bien-ban-thu-hoi-hoa-don-sai
Biên bản thu hồi hóa đơn sai

4. Cách xử lý hóa đơn viết sai đã giao và đã kê khai thuế

Đây là tình huống khó khăn nhất; khi mà bên các bên đã kê khai thuế mới phát hiện ra sai sót. Lúc này để có thể điều chỉnh ta sử dụng biên bản điều chỉnh hóa đơn.

  • Các bên lập biên bản xác nhận điều chỉnh hóa đơn viết sai
  • Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh với nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh

Trường hợp này ta sẽ không lập hóa đơn mới cho khách mà là hóa đơn điều chỉnh nội dung sai.

bien-ban-dieu-chinh
Biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT

Tùy vào nội dung sai sót mà sẽ xử lý, các trường hợp có thể xảy ra như sau:

a. Sai những nội dung ảnh hưởng đến tiền hàng hóa

Nếu sai về giá bán, số lượng, thuế, tổng thanh toán… thì ta thực hiện thực hiện điều chỉnh:

  • Lập hóa đơn điều chỉnh tăng nếu hóa đơn bị sai số thấp hơn.
  • Lập hóa đơn điều chỉnh giảm nếu hóa đơn bị sai số lớn hơn.

Với hóa đơn điều chỉnh giảm, ta không được ghi số âm trong hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế ta vẫn ghi âm.

Xử lý hóa đơn viết sai tiền bằng chữ

Ví dụ:

Vào ngày 10/11/2018 Công ty Kế toán Đông Nam Á, phát hiện 1 hóa đơn bán hàng cho Công ty TNHH Thiên Việt bị sai giá tiền số thành chữ làm sai số tiền hàng hóa. Hóa đơn này đã được kê khai vào quý trước. (Giá thực tế là 700.000đ nhưng giá ghi trên hóa đơn là 770.000đ).

Sau khi phát hiện sai sót. Công ty ĐNÁ đã liên hệ và cùng bên mua lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai đó. Riêng công ty ĐNÁ lập hóa đơn điều chỉnh giảm:

hoa-don-dieu-chinh-gia-tien
Hóa đơn điều chỉnh giá tiền

Cách kê khai thuế với hóa đơn điều chỉnh doanh thu và thuế theo đó các bên ghi âm (-) số tiền trên hóa đơn điều chỉnh.

Công ty kế toán Đông Nam Á:

Doanh thu: -70.000 và thuế GTGT: -7.000

Công ty TNHH Thiên Việt

Mua vào: -70.000 và thuế GTGT: -7.000

b. Sai những nội dung không ảnh hưởng đến tiền hàng hóa

Những sai sót về ngày tháng, năm, số tiền bằng chữ, mã số thuế, ĐVT, tên hàng… Ta điều chỉnh nội bị sai và gạch chéo các tiêu thức khác.

Cách xử lý hóa đơn viết sai ngày tháng

Vào ngày 10/11/2018 Công ty Kế toán Đông Nam Á, phát hiện 1 hóa đơn bán hàng cho Công ty TNHH Thiên Việt bị sai ngày giao dịch. Hóa đơn này đã được kê khai vào quý trước.

Sau khi phát hiện sai sót. Công ty ĐNÁ đã liên hệ và cùng bên mua lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai đó. Riêng công ty ĐNÁ lập hóa đơn điều chỉnh:

hoa-don-dieu-chinh-sai-ngay
Hóa đơn điều chỉnh sai ngày

Do không ảnh hưởng đến tiền hàng hóa nên không cần phải điều chỉnh phần thuế đã kê khai.

c. Sai địa chỉ công ty, nhưng đúng mã số thuế

Trường hợp này ta không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh, chỉ cùng với bên mua lập biên bản điều chỉnh.

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, bạn nhớ là phải lưu trữ các hóa đơn đã viết sai lại, không được hủy. Các hóa đơn phải được xử lý đúng theo mức độ, có sự xác nhận của các bên từ biên bản thu hồi đến biên bản điều chỉnh. Hi vọng cách xử lý hóa đơn viết sai của chúng tối giúp ích cho các bạn trong việc khắc phục các sai sót khi viết hóa đơn.