Cách đóng dấu chuẩn

[Chia sẻ] Cách đóng dấu chuẩn dành cho doanh nghiệp

5 (100%) 1 vote

Con dấu không có gì xa lạ với chúng ta tại các cơ quan nhà nước, công ty, … Dùng để xác nhận các văn bản, giấy tờ đã được thông qua, chấp thuận. Nhưng bạn đã hiểu rõ con dấu là gì? Cách đóng dấu chuẩn và phải quản lý, sử dụng con dấu như thế nào theo đúng quy định?

Con dấu là gì?

Con dấu là biểu tượng pháp lý của tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay có con dấu mang tính pháp lý và con dấu không mang tính pháp lý.

  • Con dấu pháp lý gồm con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Được nhà nước phát hành và quản lý sử dụng đúng theo quy định của pháp luật. Đây là dấu hình tròn, mực đỏ.
  • Con dấu không mang tính pháp lý thì không do nhà nước ban hành và quản lý. Doanh nghiệp có thể phát hành con dấu để thuận tiện cho công việc trong công ty. Con dấu này có nhiều hình dạng: tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ. Và có thể sử dụng các màu khác nhau: đỏ, xanh, … Cụ thể, con dấu không mang tính pháp lý là:
  • Con dấu chức danh, dấu tên
  • Còn con dấu correct
  • Về con dấu phòng, ban
  • Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính
  • Dấu chữ nhật thông tin cửa hàng

Các đóng dấu chuẩn

Cách đóng dấu chuẩn
Cách đóng dấu chuẩn
  • Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: cần đóng dấu lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái.
  • Đóng dấu treo: là đóng dấu lên tài liệu, văn bản lưu hành trong nội bộ công ty. Dấu treo được đóng ở góc trên cùng, bên trái, trên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị.
  • Đóng dấu giáp lai: dùng để đóng dấu cho một tập hồ sơ/văn bản gồm nhiều trang, để chứng minh tính nhất quán, liên tục. Để đóng dấu giáp lai, bạn cần xếp tài liệu theo thứ tự hình dẻ quạt rồi đóng dấu 1 lần lên mép của tất cả các trang.
  • Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh: khi có sửa chữ trên văn bản/tài liệu, bạn dùng con dấu đè lên nơi chỉnh sửa để xác nhận sự hiệu chỉnh.

Trên đây là các cách đóng dấu với con dấu pháp lý. Bên cạnh hình thức đóng dấu, bạn cần phải biết những quy định về cách bảo quản và sử dụng con dấu.

Quy định về con dấu

  • Mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp chỉ có một con dấu. Trong trường hợp cần thêm một con dấu để thuận tiện cho công việc thì cần được sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền.
  • Phải thống nhất mực in
  • Khi bị mất con dấu, bạn cần thông báo với cơ quan công an (nơi gần nhất và cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu). Và phải thông báo hủy bỏ con dấu (bị mất).
  • Bạn có thể khắc con dấu mới trong trường hợp con dấu bị mòn hoặc có thông tin thay đổi. Và nhớ phải nộp lại con dấu cũ.
  • Người đứng đầu trong tổ chức, công ty có trách nhiệm nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Trong trường hợp chia tách, sáp nhập hoặc giải thể.

Quản lý sử dụng con dấu

Trách nhiệm quản lý con dấu của thủ trưởng/giám đốc

Con dấu phải được quản lý tại doanh nghiệp và thông thường sẽ giao cho văn thư bảo quản. Tuy nhiên với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chủ công ty sẽ có trách nhiệm giữ và sử dụng con dấu theo đúng quy định. Và đặc biệt lưu ý chỉ có thủ trưởng mới có thể mang con dấu ra khỏi công ty nhưng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm cho con dấu.

Văn thư giữ con dấu có trách nhiệm gì?

  • Chỉ giao con dấu cho người khác nếu có văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền.
  • Phải tự mình đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
  • Đặc biệt là không được đóng dấu khống chỉ.

*Lưu ý:

Văn bản của công ty/phòng ban phải có đóng dấu của công ty/phòng ban.

Thông qua bài viết, mình xin chia sẻ cách đóng dấu chuẩn. Hi vọng đã giúp bạn nắm rõ hơn cách đóng dấu chính xác cho từng trường hợp khi sử dụng con dấu pháp lý. Đặc biệt là các quy định để có thể bảo quản và sử dụng con dấu đúng theo quy định.

Xem thêm:

Các khoản giảm trừ doanh thu là gì?

Tra cứu kết quả đóng BHXH của công ty